Formulare verstehbar machen

ein Projekt der KuB Berlin

Was im ersten halben Jahr geschah – ein Projektbericht

Liebe Spenderinnen und Spender,
Liebe Interessierte am Formularprojekt,

Nun ist der sechste Monat seit Start des Formularprojekts im April 2014 fast schon rum. Gleichzeitig ist das erste Preojektjahr dank Eurer Spenden bereits zu 96% finanziert – es fehlen nurmehr 304 Euro für Monat 12 (Status 25.9.) Ich hätte gar nicht gedacht, dass außerhalb der Zeit um Weihnachten herum tatsächlich noch spürbar weiter gespendet wird und freue mich sehr darüber!

Mittlerweile ist eine Menge geschehen:

  • Arbeitsplanung: Zunächst mussten wir uns Verfahren ausdenken, wie und mit welchen Tools eine Zusammenarbeit vieler freiwilliger Übersetzer/innen an X Formulartexten überhaupt praktisch geleistet werden kann. Wie die Texte vorbereitet werden müssen, wie das Übersetzen, das Korrigieren, das Interagieren zwischen all den Teilnehmenden, die sich hoffentlich einfinden würden, stattfinden sollte. Schnell stellte sich heraus, dass das Vorhaben deutlich komplexer ist, als wir uns das im Vorfeld vorgestellt hatten!
    Schließlich hatten wir dann zwei Varianten der Zusammenarbeit entwickelt, die wir zunächst wahlweise angeboten haben, um evtl. unterschiedlichen Mitmachwünschen der Freiwilligen entgegen zu kommen. Da sich dies bald als zu komplex im Handling und zudem als unnötig heraus stellte, gibt es nun eine gemeinsame Arbeitsplattform fürs kollaborative Arbeiten, die auch bereits intensiv genutzt wird.
  • Kommunikation: Mal eben mit jedem mailen und alles erklären? Das geht vielleicht mit 5 Leuten, aber wenn es mehr werden, wird es unübersichtlich. Umso mehr, da sich Mitwirkende über ganz unterschiedliche Kanäle melden. Also brauchten wir noch ein rationelles Info- und Einarbeitungsverfahren mit klaren Zuständigkeiten, eine klare Aufeinanderfolge von Einsteiger-Infos, sowie Verwaltungslisten über den Status in Bezug auf die Zusammenarbeit mit jeder Person – im Kopf kann man das nicht mehr behalten! Bei alledem haben wir darauf geachtet, dass keine Liste mit persönlichen Daten wie Klarnamen und Adressen im Netz landen. Die Liste mit DIESEN Infos bleibt immer offline. Für die Kommunikation zwischen den Teilnehmenden haben wir eine klassische Mailingliste eingerichtet, eine weitere für die Kommunikation mit der KuB bzw. den Menschen dort, die sich für das Projekt zuständig fühlen.
  • Die Suche nach Freiwilligen hat sich anders entwickelt als wir zunächst dachten. Zwar gibt es rund um die KuB viele Sprachmittler, die beraten und begleiten, doch sind sie in der Regel bereits sehr ausgelastet. Zudem ist direktes Übersetzen in einer kommunikativen Situation etwas ganz anderes als das Übersetzen dröger Formulartexte. Einzelne Aktive haben sich dennoch zur Mitarbeit gemeldet, doch mussten wir zusätzlich noch weiträumiger suchen. Über alle zur Verfügung stehenden Kanäle haben wir das dann auch getan: Blogs, soziale Medien, berufsorientierte Plattformen wie XING, Zeitspendensuche bei Betterplace. Eine sehr aktive Übersetzerin hat mit einem Inserat auf einer Übersetzerplattform geholfen, das ebenfalls viele Neuzugänge brachte. Nach und nach haben sich so 67 Interessierte gemeldet: Muttersprachler, Profi-Übersetzer/innen, Menschen mit Sprachkenntnissen auf ganz unterschiedlichen Niveaus, die jedoch nicht alle auch aktiv geworden sind. Es ist nicht eben einfach, die Übersicht zu bewahren, doch gelingt das Matthias, der das Übersetzen koordiniert, zum Glück gut. Allerdings übersteigt der Umfang der Arbeiten mittlerweile deutlich das, was im Rahmen eines Minijobs – eigentlich – geleistet werden kann. Matthias musste deshalb seine sonstige Mitarbeit bei der KuB auf einen Tag reduzieren, was dort sehr bedauert wird.
  • Die Formulare: Es zeigte sich, dass es sich meist nicht um einzelne Formulare handelte, sondern fast jeder Antrag, der in Betracht kommt, aus einem Hauptantrag mit zig Anlagen besteht. All das muss zunächst fürs Übersetzen in Tabellen aufbereitet werden, noch bevor ein Freiwilliger mit dem Übersetzen beginnen kann – auch kein kleiner Aufwand! Wir haben uns entschieden, mit dem Antrag auf Kindergeld und seinen ca. 10 Anlagen zu beginnen, die nun auch in Arbeit sind und demnächst in 8 Sprachen fertig sein werden. Wir haben diesen Antrag zum Einstieg gewählt, da es beim „prominenteren“ ALG2-Antrag immerhin Ausfüllhilfen in vielen Sprachen gibt.
  • Uni-Projekte: neben den Freiwilligen, die sich zum Übersetzen gemeldet haben, starten dieser Tage auch zwei Uni-Projekte.
    → Der ALG2-Antrag (Hauptantrag + 1 bis 2 Anlagen) wird von Studenten der Fachakademie Bamberg ins Englische übersetzt – und zwar mittels „Computer Aided Translation“.
    → am Institut für Übersetzen und Dolmetschen an der Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften (ZHAW) wird der ALG2-Antrag ins Französische übersetzt werden.
    Wir freuen uns sehr, dass diese beiden Projekte zustande gekommen sind und nun auch mit der Arbeit begonnen haben!
  • Ausblick: Wie die Aufbereitung der textlich fertigen Ergebnisse aussehen wird, befindet sich derzeit in der Planung. Die ursprüngliche Idee, am Ende ausdruckbare Formulare in der jeweils fremden Sprache zur Verfügung zu stellen, stellt sich bei näherer Betrachtung als Herkulesarbeit heraus. Allein der Kindergeld-Antrag mit zehn Anlagen in acht Sprachen würde einen Vollzeit-Layouter mehrere Wochen beschäftigen – und dabei soll es ja nicht bleiben. Eine Alternative könnte die Programmierung einer Ausfüllhilfe sein, über die wir gerade mit einem hilfsbereiten Software-Entwickler im Gespräch sind. Je nachdem, wie diese Planungen ausgehen, werden wir noch helfende Layouter brauchen oder aber Web-Programmierer, die im Stande sind, ein fertiges Programm für die Nutzung übers Web aufzubereiten.
  • Finanzierung: Mit dem einen Jahr ist es nicht getan, das wussten wir schon beim Start und angesichts der vielen Arbeit, die mittlerweile angelaufen ist, wird das noch viel deutlicher. Die Idee, einen Europa-Antrag zu stellen, mussten wir nach einigen Recherchen und Kontakten leider beerdigen. In diesen Strukturen Erfahrene haben uns versichert, dass unser Projekt nicht gefördert würde. Wir werden also weiter Spenden sammeln und zum Jahresende wieder verstärkt um Unterstützung bitten. Den Monat 13 haben wir auf Betterplace schon mal als „Bedarf“ eingestellt – weitere werden folgen.

Dieser Bericht ist etwas lang geraten – ich hoffe, Euch nicht gelangweilt zu haben! :-)
Claudia – KuB Berlin e.V.